Zalety i wady hot deskingu. Jak dobrze wdrożyć ten system?

Praca zdalna, zwolnienia lekarskie, urlopy czy wyjazdy terenowe i delegacje – wszystkie te sytuacje sprawiają, że bardzo rzadko w biurze pojawia się 100% pracowników. Czy w takim wypadku pracodawcom opłaca się przydzielać indywidualne stanowiska pracy dla każdego zatrudnionego? To zależy od kilku czynników, między innymi struktury firmy, rodzaju prowadzonej działalności czy wykorzystania nowoczesnych rozwiązań w zakresie wyposażenia.Tworzenie tymczasowych biurek, czyli tzw. hot desking, ma zarówno zwolenników, jak i przeciwników. Sprawdź, jakie są wady i zalety „gorących biurek” oraz gdzie warto wprowadzić takie rozwiązanie.

Na czym polega hot desking?

Korporacje coraz częściej dają pracownikom możliwość działania w elastycznym systemie, czyli łączenia pracy w biurze ze zdalnym wykonywaniem obowiązków. Również tryb zmianowy czy nieuniknione nieobecności kadry spowodowały, że już w latach 80. pracodawcy zaczęli zauważać puste stanowiska, za które ponoszą koszty, i szukać rozwiązania problemu. To zapoczątkowało powstanie idei tak zwanych gorących biurek.

Hot desking polega na zmniejszeniu dostępnych miejsc pracy w biurze, czyli oddanie do dyspozycji pracowników niewystarczającej liczby stanowisk. Przykład – firma, która zatrudnia 300 osób, zapewnia przestrzeń, gdzie znajduje się wyłącznie 270 biurek gotowych do użytku. Ponadto, nie przydziela się ich pracownikom na stałe: korzystają z dowolnego dostępnego w danym dniu.

co to hotdesking


Zalety „gorących biurek”

Ogólnodostępne i tymczasowe stanowiska pracy mają wiele zalet, między innymi:

  • pozwalają skupić się wyłącznie na obowiązkach,

  • dają szanse poznania różnych osób w biurze,

  • zmniejszają koszty utrzymania pustych miejsc pracy,

  • zachęcają do planowania wykonywanych działań oraz skutecznego zarządzania czasem,

  • wymagają utrzymania porządku na stanowiskach.

Są to więc korzyści zarówno z punktu widzenia personelu, jak i pracodawcy.


Minusy hot deskingu

Jak każdy system, hot desking ma też minusy, w tym:

  • konieczność posiadania sprzętu i narzędzi, które umożliwiają pracę zdalną,

  • mniejsze szanse na stworzenie stałych relacji i znajomości w pracy, w tym ograniczenie poczucia przynależności do grupy,

  • koszty wyposażenia biura w awaryjne stanowiska, np. budki akustyczne, które zapewnią komfort,

  • potrzebę utrzymania uniwersalności stanowisk – biurka i krzesła muszą być regulowane, tak by dopasowywać się do osób np. o różnym wzroście. Stanowiska powinny zostać identycznie wyposażone we wszystkie niezbędne do pracy sprzęty i akcesoria,

  • obawy pracowników, że nie znajdą dla siebie miejsca w biurze.


Jak zapewnić pracownikom komfort?

Bezpieczeństwo i komfort w miejscu pracy korzystnie wpływają na wydajność pracowników. Ważne jest zapewnienie odpowiednich warunków, które pozwolą na skupienie się na wykonywaniu obowiązków. Brak stałego stanowiska może być generatorem stresu, między innymi, bo wiąże się z obawami, że zabraknie wolnego miejsca czy sąsiadem zostanie osoba, która utrudnia pracę otoczeniu, np. jest bardzo hałaśliwa. Dlatego w biurze powinny pojawić się możliwe do natychmiastowego wdrożenia rozwiązania, jeśli danego dnia w pracy pojawi się więcej osób niż dostępnych stanowisk.

Nowoczesnym produktem ułatwiającym stworzenie przyjaznego środowiska pracy są kabiny dźwiękoszczelne do biura. Gwarantują odpowiednie wyciszenie oraz wydzielenie indywidualnej przestrzeni. Pozwalają również na prowadzenie spotkań, zarówno online, bo dają możliwość podłączenia zasilania, jak i face to face, w budkach zaprojektowanych na kształt niewielkiego gabinetu.

hotdesking w biurze


Z nami zaprojektujesz komfortowe i praktyczne biuro!

Wdrożenie systemu gorących biurek świetnie sprawdza się w firmach, które mają pracowników mobilnych, czyli wykonujących zlecenia w terenie albo działających w trybie łączenia pracy zdalnej ze stacjonarną. Pozwala wówczas na zminimalizowanie niewykorzystanej przestrzeni i niemarnowanie zarówno miejsca, jak i środków finansowych na utrzymanie pustych stanowisk.

Wygodną opcją dla biur działających w trybie hot deskingu są budki akustyczne. Sprawdź, jakie oferujemy modele i zainwestuj w nowoczesne rozwiązanie, które zapewni komfortową przestrzeń do pracy. Jako producent kabin dźwiękoszczelnych do biur proponujemy designerskie produkty, które urozmaicą wystrój wnętrza, ale też zapewnią wygodę i odpowiednie warunki w pracy Twojemu zespołowi!