Jak prowadzić rozmowy telefoniczne nie przeszkadzając innym pracownikom?

Prowadzenie rozmów telefonicznych w biurze, zwłaszcza takim, w którym na otwartej przestrzeni znajduje się od kilku do nawet kilkudziesięciu stanowisk pracy, często okazuje się problematyczne zarówno dla odbierającego telefon, jak i osób pracujących wokół. W pomieszczeniach tego rodzaju nawet najmniejszy szmer może przeszkadzać innym. Hałas, nie pozwalając skupić się na wykonywanych zadaniach, znacząco wpływa na obniżenie efektywności pracy. Długofalowe skutki pozostawiania pracowników w niekomfortowych warunkach może przynieść firmie poważne straty, dlatego warto zadbać o to, by każdy znajdujący się w biurze mógł w pełni skupić się na swoich obowiązkach i bez przeszkód je wypełniać. Rozpraszające dźwięki stanowią poważny problem, z jakim spotykają się pracownicy biur typu open space, a rozmowy telefoniczne wskazywane są przez nich jako najbardziej dekoncentrujące.

Open space i zasady pracy we wspólnej przestrzeni

Wśród pracowników biurowych znajdują się zarówno zwolennicy, jak i przeciwnicy open space, jednak każdy, kto nie ma możliwości użytkowania własnego, oddzielnego pomieszczenia, na pewno zgodzi się z tym, że prowadzenie rozmów telefonicznych w towarzystwie innych pracowników bywa krępujące. I to nie tylko ze względu na to, że możemy czuć się podsłuchiwani, a przede wszystkim z uwagi na świadomość zakłócania ciszy potrzebnej innym do wykonywania swoich zadań w pełnym skupieniu. Istnieje kilka zasad, stosowanie się do których pozwala prowadzić rozmowy w biurze w sposób możliwie najmniej przeszkadzający innym.

Po pierwsze, jeżeli istnieje taka możliwość, należy opuścić stanowisko i udać się w ustronne miejsce, na przykład skorzystać ze znajdujących się w wielu biurowcach pokojach spotkań. Te jednak nie zawsze są dostępne dla pracowników, a wychodzenie na korytarz w celu odebrania telefonu i prowadzenie rozmowy na stojąco bez dostępu do dokumentacji zgromadzonej na biurku lub komputera zdecydowanie nie należy do najlepszych rozwiązań. Po drugie – jeśli już jesteśmy zmuszeni rozmawiać przez telefon w towarzystwie współpracowników, róbmy to tak, by ich nie dekoncentrować, a więc nie unosząc głosu. Najnowocześniejsze z biur rozwiązują problem prowadzenia rozmów telefonicznych w biurach typu open space, wyposażając je w specjalnie zaprojektowane kabiny dźwiękoszczelne. Wewnątrz nich w komfortowych warunkach można skupić się na rozmowie, zachowując prywatność i mając pewność, że nie przeszkadzamy pozostałym pracownikom.

Kabiny telefoniczne do biura – dźwiękoszczelne stanowiska dla nowoczesnych biur

Mimo wszystko uszanowanie potrzeby spokoju współpracowników rzadko bywa wystarczające. Pracując, często z konieczności generujemy dźwięki, takie jak chociażby stukot klawiszy klawiatury. Wprawdzie nie każdemu one przeszkadzają, jednak są osoby bardziej wrażliwe na odgłosy, które o wiele łatwiej się dekoncentrują. Firma Available oferuje nowoczesne budki telefoniczne do biur umożliwiająca odcięcie się od warunków otoczenia i izolację akustyczną. Wyposażone w wygodne i ergonomiczne siedzenia oraz blaty robocze, oświetlenie, wentylację i wewnętrzne gniazdko elektryczne mogą funkcjonować nie tylko jako kabiny przeznaczone do prowadzenia rozmów telefonicznych, ale także w roli stanowisk pracy. Dzięki nim każdy pracownik biura, który wykonując szczególnie wymagające zadanie bądź chcąc przeprowadzić ważną rozmowę, potrzebuje ciszy i spokoju, może z nich skorzystać.